Creación de reuniones de Consejo de Administración: Asambleas, Medio Periodo y Delegados

El Consejo de Administración coordina los procesos de asambleas, elecciones de delegados y las reuniones regionales y de medio periodo, asegurando la participación activa y transparente de los asociados de Dos Pinos.

Inscripción de Reuniones

Acceso al sistema de asambleas

Para realizar inscripciones o consultas, se utiliza el siguiente enlace:
https://asambleas-prod-bo.azurewebsites.net

Requisitos de acceso:

• Ingresar con el VPN activo o conectado a la red Dos Pinos.
• Acceder con número de cédula y clave personal.
• En el primer ingreso, se debe usar la clave enviada por correo y cambiarla inmediatamente.
  

Antes del inicio del periodo de asambleas, el módulo debe actualizarse para incluir a los nuevos asociados. Esta actualización se solicita a Auditoría, preferiblemente con Fernando Araya.
Si durante las inscripciones se aprueban nuevos asociados en sesiones del Consejo, se debe solicitar nuevamente el “refresco” del sistema.

Preinscripciones de Asociados

1. Ingresar al sistema y confirmar que la reunión esté con estatus CREADA.
2. Hacer clic en PREINSCRIPCIÓN.
   
   
3. Para una nueva inscripción, seleccionar REGISTRAR NUEVO ASISTENTE.
   
4. Buscar al asociado por cédula, nombre o apellidos.
5. Marcar las reuniones en las que desea participar.
6. Si requiere transporte, activar el switch de transporte, seleccionar zona, sección y parada.
   • En caso de varias rutas u horarios, seleccionar la opción correcta.
     
7. Confirmar el mensaje “PROCESO SATISFACTORIO” para validar la inscripción.
   

Los asociados y delegados recibirán una confirmación automática al correo y número registrados en la app de Asociados.

El correo de confirmación incluye la información del evento específico y solo se envía una vez por periodo de asambleas.

Preinscripción de Representantes

• No pueden asistir con acompañante.
• Si el asociado titular está inscrito, no se puede inscribir un representante (y viceversa).
• Para inscribirlo:
  1. Ingresar a la pestaña Representante.
  2. Buscar al asociado correspondiente.
  3. Completar la información y adjuntar la carta (MACHOTE) de poder autenticada (notario o en caso de ser con firma DIGITAL se debe validar ).
  4. Todo poder debe enviarse al Departamento Legal para validación antes de su registro en el sistema.
• Si es una sociedad (colegio, universidad, etc.), solo puede asistir una persona y se debe adjuntar la personería jurídica como respaldo.
  

En estos casos no se genera confirmación automática, por lo que se debe enviar por WhatsApp, utilizando la plantilla:
CONFIRMACION_ASISTENCIA_CONSEJO.

Preinscripciones del Equipo de Apoyo

• Incluye colaboradores que brindan soporte logístico durante las reuniones.
• Usualmente Marinethe nos comparte el detalle de: Seguridad, Eventos Especiales, Direcciones, Gerencias, TI, Consejo, Comités, etc... si vemos que alguno falta podemos preguntar o verlo directamente con el área. 
• Se busca por nombre y se registra la oficina correspondiente.
  
• En caso de ser un nuevo participante, se ingresan los datos manualmente.
  

Preinscripciones de Acompañantes

• Solo se pueden registrar cuando el asociado ya está inscrito.
• Este beneficio aplica exclusivamente para asociados productores.
• Para inscribirlos:
  1. Ir a la pestaña Representante.
  2. Buscar al asociado y registrar la información del acompañante principal.
     
     
  3. Si lleva acompañantes adicionales (adultos o menores de 12 años), indicar la cantidad total.
     • Estos no podrán ingresar al salón, solo permanecer fuera.
       
  4. En caso de requerir transporte, activar el switch, seleccionar la ruta y sumar todos los acompañantes.
     
     

Al finalizar, verificar el mensaje “PROCESO SATISFACTORIO” y enviar confirmación por WhatsApp con la plantilla CONFIRMACION_ASISTENCIA_CONSEJO.

CREACIÓN DE TRANSPORTES

Se hace con base en las circulares de transportes que envía aseguramiento, casi todos los años son las mismas, por lo que se puede solamente editar las reuniones existentes y asignarle la asamblea la cual cuenta con el servicio de transporte.

En caso de requerir crear una ruta nueva, se completa con la siguiente información.

Asambleas Generales

Durante la asamblea general se realizan:

• Premiaciones por calidad de leche (mejores productores).
• Reconocimientos por perseverancia (varios años consecutivos entregando leche premium).

Estas convocatorias las gestiona Ericka González del área de Aseguramiento.

Consideraciones importantes sobre las Asambleas

Reuniones Regionales

Las reuniones regionales son espacios más pequeños y locales para:

• Rendir cuentas.
• Escuchar observaciones de los asociados.
• Mantener comunicación directa con los delegados.
• Se realizan por zonas para poder tocar temas de interés de manera sectorizada (Meseta. San Carlos (Zona Norte), Guanacaste de manera presencial y para Trabajadores se hace virtualmente.

Actualizado: 31/07/2026