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Coordinación inicial de proceso de Asambleas y reuniones (Todo en Uno)

Resumen inicial del proceso a realizar para asambleas y reuniones

Este proceso se lleva a cabo una vez que es informo el proceso de asambleas, esto contempla:

  1. Envío de regalías a asociados (cajas con productos) usualmente es en noviembre/diciembre del año previa
  2. Coordinación de relojes
    1. Generar y validar la lista de asociados trabajadores que aplican
    2. Generar cotizaciones y OC para la compra de los relojes
    3. Diseñar el grabado de los relojes
  3. Presentaciones de power point para presentar durante la asamblea
  4. Certificados de rifa
  5. Comunicación de convocatorias
  6. Creación de reuniones en sistemas

Para poder dar comienzo, se detallaran los siguientes pasos uno por uno:

1. Envío de regalías a asociados (cajas con productos) Se hace en noviembre-diciembre 
    1. Se coordina con las áreas a cargo la lista de asociados activos con corte al XXXXX. (Acá implica lo que son los avs y las secretarías de cada dirección de colaboradores)

       

    1. Valida con cada AV los asociados que efectivamente gestionan todo en esta área (PRODUCTORES)

      1. Se coordina el traslado con las sucursales y autoservicios*** (PENDIENTE DE VALIDAR) RE_ Traslado de Obsequios Asociados Productores..eml 

    2. Para colaboradores, cada secretaría debe de gestionar la solicitud de la regalía, de la misma manera que ellas solicitan las regalías mensuales

      1. Se envía correo con el siguiente detalle:  Ejemplo de correo

    3. Una vez cumplida la fecha final de entrega, se debe proceder a coordinar el retiro de productos y eliminación de los mismos: Esto se coordina con las jefaturas de sucursales (Danny Barrantes - Líder de Operaciones y Logística) y autoservicios (revisar)***  para que en casa sucursal puedan destruirla fiscalizado por el encargado financiero y en el caso de CEDI COYOL y el autoservicio de CQ, se coordina la destrucción de producto con Héctor Granados.

2. Coordinación de relojes - Se hace en diciembre

    1. Generar y validar la lista de asociados trabajadores que aplican: CALCULO HOMENAJEADOS - EJEMPLO.xlsx se puede comenzar luego de la última sesión del consejo del año, una vez que podemos garantizar que ya no van a haber movimientos.

      1. Dentro de los filtros están los siguientes que deben de cumplir todos: 
        Mayor o igual a 30 como empleado DP
        Mayor o igual a 15 como Asociado Trabajador
        Mayor o igual a 58 años de edad, al 31-12-202X (Año cierre previo a asamblea)
        No haber sido homenajeado en los últimos 5 años en curso (p.ej 2021 - 2026)
        No tener sanciones durante el periodo en estudio (gestión del periodo p.ej 2026) (Año cierre previo a asamblea)
        Excepciones a solicitud (si una jefatura solicita homenajear y se eleva con Ileana)
      2. Validar con Requisición que no hayan desvinculaciones en proceso
      3. Se debe solicitar a CH listado de asociados colaboradores activos de la siguiente manera en Integrados
        "Buen día, se requiere listado de colaboradores, fecha de contratación, contratación ajustada si aplica, jefatura y centro de pago o área de trabajo"
      4. Una vez aplicados los filtros se solicita a RRLL (Ana Laura Zumbado) detalle de sanciones de los X asociados que si califiquen
      5. Se saca el listado final que quienes SI aplican para el homenaje
    2. Generar cotizaciones y OC para la compra de los relojes

      • Se informa a Karen Montoya (Compras o consultar con Scarlit) la cantidad de relojes a solicitar y si son de hombre o de mujer para hacer las respectivas cotizaciones.

      • Se maneja un presupuesto de $250 dolares por reloj y que tenga espacio para grabar
      • Una vez definidos los relojes, se indican a Karen e Ingrid y se solicita la proforma que nos manda Eurochronos (Aquí Karen pide a Yanis Milena la OC para poder pagar los relojes)
      • Diseñar los diseños de los relojes, tiene que ir en PDF y se envían a Ingrid para grabado (toma semana/ semana y media)
      • Una vez listos, Scarlit realiza el pago y nosotros recogemos los relojes (ya sea presencialmente en City Mall o podemos coordinar con Marinethe para que Oscar vaya y nos lo lleve a la oficina)
      • Ingrid siempre nos entrega los relojes, una bolsa para cada reloj y un lazo para hacerlos
    3. Cartas de homenajeados: Se montan con un machote las cartas, se colocan los datos del excel, se debe incluir el logo de la reunión (Lo comparte Ileana) y una vez listas, se envían a Yanis Milena para que las imprima y las firme físicamente don Luis Alfonso, nos las escanean para poder enviarla por correo y luego se guarda la original en la bolsita del reloj.
    4. Machote de carta: Carta de homenajeados reloj.docx y ejemplo de correo de solicitud Carta de homenajeados reloj.docx 

  • Presentaciones de power point para presentar durante la asamblea

    1. Los machotes están en las carpetas como referencia, pero Ileana comparte los diseños (logos y presentaciones todos los años) en caso de que solo se modifique el logo, podemos utilizar las ppts del año anterior.

      1. Presentación de Asociados Productores Fallecidos (se pida apoyo a aseguramiento de la calidad para obtener las fotografía) o se le pide apoyo a Nia para contactar a los beneficiarios para obtenerlas. Colaboradores homenajeados 2026.pptx 
      2. Presentación de Colaboradores Asociados Homenajeados (cuando se les informa sobre el homenaje, se les pide una foto a los colaboradores para incluirla) si no logra contactarse, se le puede escribir a la jefatura. Colaboradores homenajeados 2026.pptx 
        1. Hay una presentación que hace CH de colaboradores fallecidos (Andrea Roxanna la monta) pero nosotros le compartimos a ella los machotes) ella la envía directamente a Ana Lorena.
      3. A veces, piden una presentación estadística sobre indicadores (Motivos de renuncia, transacciones, avances, temas de interés) PPT ASAMBLEA 2025 - TEU y AV SUMA.pptx 
    2. Una vez listas todas las presentaciones, se revisan primero con Fressy (se envían por correo para VB rápido) y luego ya con el OK se envían a Ana Lorena Hernández, quien las une con todas las demás presentantes. Se pasan lo más pronto posible.
  • Certificados de rifa: Son 36 certificados por 125,000 colones canjeables en AVs, se utiliza el machote y se modifica el logo y el año. Certificados rifa - RGA 2026.pptx una vez listos los certificados, se envían a Karen Montoya (Compras o consultar con Scarlit) para que coordinen la impresión y una vez listas, se pide que las entreguen a Marinethe (quien nos ayuda a conseguir las firmas de don Álvaro y don Luis Alfonso) o bien quienes posean los puestos para el momento respectivo.

    Cuando se tiene firmados, nosotros los custodiamos y el día de la reunión general, apoyamos a auditoría con la rifa (ellos hacen la ruleta y nosotros llevamos el control en un excel  Control de rifas ejemplo.xlsx y entregamos) Ganadores de rifa - RGA 2025.eml

    Los bonos no se pueden usar para abono de financiamientos. En caja, se deben registrar con forma de pago: BO01 Bonos Asamblea DP.

  • Comunicación de convocatorias: Se realizan cuando las envía Ileana y se hacen recordatorios y trazabilidad de que se notifica en correo, app, whatsapp y chats de av.

  • Creación de reuniones en sistemas: El Consejo de Administración coordina los procesos de asambleas, elecciones de delegados y las reuniones regionales y de medio periodo, asegurando la participación activa y transparente de los asociados de Dos Pinos. Para esto se creó un módulo donde se logra llevar las inscripciones correspondientes.

    Una vez que se cuente con la información de las reuniones, se contacta a Fernando Araya para que el pueda crearlas brindándole:

    • Nombre de reunión: 
    • Lugar: 
    • Fecha: 
    • Waze: 
    • Si permite acompañantes y cuantos:
    • Plazo para inscripción:
    • Indicar si hay transporte:
    • Que SÍ envíe confirmaciones
    • Comentarios: Acá ponemos lo que indica la circular, por ejemplo: quienes pueden ir de acompañantes, si pueden o no ingresar acompañantes a la sala, fechas límites de inscripción, si hay transporte, etc...

    Antes del inicio del periodo de asambleas, el módulo debe actualizarse para incluir a los nuevos asociados. Esta actualización se solicita a Auditoría, preferiblemente con Fernando Araya, si el no contesta, se puede ver con Luis Diego.

    Si durante las inscripciones se aprueban nuevos asociados en sesiones del Consejo, se debe solicitar nuevamente el “refrescamiento” del sistema.

    Guía para la creación de reuniones

    -Las listas de asistencia Fernando las baja cuando son Asambles (Febrero) o cuando auditoría lleva el proceso de inscripción.
    -Cuando son reuniones regionales o que somos nosotros quienes anotamos la asistencia, nosotros las bajamos desde el módulo, las colocamos en orden alfabético y se coloca el espacio para firma y se hace una lista para acompañantes y/o representantes.

     

    Actualizado: 31/07/2026