Procedimiento para trámite de contratos

Contrato: Cuando las compras son de alto valor, tiene condiciones técnicas, instalación o condiciones adicionales.

Acuerdo: Cuando son procesos que se solicitan de manera interna en la cooperativa o bien con profesionales externos, por menos de $25.000 ya que no afecta la producción ni implica riesgos y de duración limitada.

Orden de Compra (OC): Adquirir utensilios, equipos y no implican instalación ni servicios adicionales. Se gestiona a través del consultor de compras.

_____ Para dar comienzo a un proceso _____

1. Tipos de instrumentos de formalización:
Orden de compra → compras puntuales, sin instalación, bajo riesgo y bajo monto.
Acuerdo → servicios continuos sin relación laboral, sin impacto operativo.
Contrato → monto alto, alto riesgo, instalación o condiciones especiales.

2. Documentos para solicitar un contrato o adenda:
Certificación de personería jurídica.
Identificación del representante legal.
Cotizaciones, adjudicaciones, pólizas, formulario de excepción (si aplica).
Información técnica del bien o servicio.

3. Proceso de elaboración y firma: Una vez que completa el trámite con Compras, se traslada la solicitud al equipo de Formalización y Normativa. El contrato lo redacta el equipo legal usando modelos estándar, donde se valida que estén incluidas todas las cláusulas necesarias: desde objeto, condiciones, cronograma, plazo hasta seguros y penalidades. Algunas requieren aprobación especial, como reajustes de precio o prórrogas.

Legal redacta el borrador.

Area usuaria y proveedor hacen observaciones.
Aprobaciones internas según monto y tipo de contrato.
Firma final de ambas partes.

4. Pólizas requeridas: Obra civil: Todo Riesgo, Responsabilidad Civil, Riesgos del Trabajo. Si tienes dudas sobre qué seguro solicitar al Proveedor, puedes consultar con el Especialista en Gestión de Aseguramiento (Abel Chacón).

5. Si el proveedor se niega a firmar:
Evaluar si es exclusivo.
Verificar riesgos operativos y buscar alternativas.

6. Administración del contrato: Un responsable designado debe dar seguimiento desde el área usuaria y es el responsable de la custodia del Contrato.