Proceso de Post Sesión

La post sesión esta compuesta por diversas etapas: descarga de archivos, generación de plantillas, cargado de datos y automatizaciones, para lo cual es necesario respetar el orden que conlleva el proceso como tal.

Este proceso conlleva los siguientes pasos y aplica una vez que la Oficina de Atención al Asociado a recibido el comunicado de parte del Consejo de Administración de los movimientos aprobados:

 

Preparación de documentos

1. Hacer una carpeta para los documentos de la sesión y descargar documentos desde SIAG, //actualmente se descargan de manera manual uno a uno// para lo cual se desarrolló la opción de hacer una descarga masiva, para lo cual se debe contar con: acceso a SIAG en su nueva versión, así como acceso a la carpeta en Azure: https://asociadossesionconsejo.blob.core.windows.net/documentos para esto se puede pedir apoyo a Walter Hernandez o Roberto Bejarano Tames en la cual los documentos se descargaran masivamente y por categorías, según cada sesión.

Una vez aprobados los trámites se procede de manera ordenada según se describe a continuación:

2. Desde SIAG, se descarga el reporte (SIAG>CAPITAL>PROCESOS>RERPORTE TRAMITES PARA SESIÓN) y se debe separar los reportes en mov. productores y mov. trabajadores, el reporte completo se ve así:

1. 1. Proceso:
      
      
      Se ingresa el número de sesión y se da en consultar, acá se podrá visualziar el detalle de los casos que fueron revisados en la sesión
      
      Se da clic en Reporte para Sesión
      
      
      Saldrá esta ventana emergente, se debe dar clic en "Reporte para sesión"
      
      
      Se generará un reporte como el adjunto el cual contiene varias páginas con: Resumen, Trámites de productores, Trámites de colaboradores, Otros trámites y Permiso de suspensión 
      
      
      

3. Descargar en SIAG>Descarga adjuntos sesión Tramites Movimientos de Asociados la documentación de los Asociados requerida para este proceso.

Se coloca el número de sesión, de da clic en descargar y se creará una carpeta dentro de Microsoft Azure con el detalle de Traspasos, Empadronamientos, Designaciones y Estudios de Deuda, lo cual corresponde a la documentación que deberá enviarse para el debido proceso.

Esta información debe venir siempre con el nombre correcto, caso contrario se debe hacer la observación a los agentes.

 

Envío de correos

Hay varios correos por enviar, los cuales en orden van de la siguiente manera:

1. Reporte de Movimientos de Capital - Sesión XXXX: Se envía a Gestión Asociados, Gustavo Arce, Auditoría Continua CC Estefanía, Maritza y Nikole y se adjunta el reporte completo de Movimientos de capital

2. Reporte de Movimientos de Capital aprobados - Sesión XXXX: Preparar y enviar correo a las Asociaciones los movimientos de los trabajadores aprobados en la sesión.
3. Reporte de Movimientos de Capital - Sesión XXXX: Enviar correo a TODO EN UNO sobre los movimientos de capital aprobados, a equipoatencionasociados@dospinos.com
4. Nuevas Entregas y Renuncias - Sesión XXXX: Antes de enviar este correo hay que preguntar a las Rubí si ya hicieron corte de planilla (usualmente lo hacen tipo 12/1 pm), solo se puede enviar hasta que ya se generó el corte
   1. Ahí se preparan y enviar correo Nuevas Entregas y Renuncias
   2. General> Consultas> Datos de la finca para tomar captura de la UP antes de cerrar trámite para fincas que se van a inactivas (ya sea por ingreso familiar, beneficiario, traslado a asociado activo o renuncia)
      
      
      
   3. Cierro los tramites en capital> cierre de trámites
      
   4. General> Consultas> Datos de la finca para tomar captura de la Up donde se refleja los nuevos dueños de la finca
      
      
5. Una vez que se cerraron todos los trámites, el sistema automáticamente crea a los nuevos ingresos, estos se debe verificar la fecha de ingreso para que corresponda con la fecha de sesión (el sistema jala en ocasiones la info de creación de formulario de nuevo ingreso) se debe verificar que concuerde y revisar el resto de la información.
6. Respaldo Movimiento de Capital Traspasos - Sesión XXXX: Preparar y enviar correo sobre Respaldo de los Traspasos aprobados en la sesión (reporte completo prod+trab) + todos los traspasos hechos en la sesión, así como cartas de ingreso (en caso de beneficiarios). Se envía a Gestión Asociados, Gustavo Arce, Auditoría Continua, CC Estefanía, Maritza y Nikole.
7. Respaldo Deuda Movimiento de Capital - Sesión XXXX: Preparar y enviar correo sobre los Respaldo de Deudas de los Asociados Productores y Trabajadores, incluyendo cartas de aceptación y comprobantes de pago. (unificado en un solo correo). Se envía a Servicios Financieros, Norman Lara, Gestión Asociados, Auditoría Continua, CC Estefanía, Maritza y Nikole.
   
8. Creación acreedores nabu - Sesión XXXX: Se debe enviar el excel  para la creación de Plantillas Clientes, lo que crea el ID acreedor.
   
   
   

   Tickets en SE SUITE

9. Creación de ID Deudor: Este es para la creación del ID de rebajos para los asociados tanto para la persona como para la finca, se toman los datos indicados en el formulario de la solicitud de ingreso.
   
   Para eso se ingresa a SE SUITE> ATENA001> Acá en el nombre se debe colocar como nombre, el tipo de proceso a realizar, ya sea crear, eliminar o modificar asociados o entregas. El sistema automáticamente va a crear un número de caso.
   1. Inactivación de asociados: Tutorial
   2. Inactivación de finca: 
   3. Creación de asociados y finca: Tutorial
   4. Modificación de asociado:
   5. Modificación de entrega:
      
      
10. a

1. Adicionalmente se debe hacer otra solicitud para los casos en que se debe inactivar una entrega o Asociado, esto lo hacemos seleccionando como Categoría: Clientes y Subcategoría: Finca y adjuntamos el correo que se había enviado con los datos del Nuevas Entregas y Renuncias. Tiempo de respuesta: aproximadamente 12 horas

 

 

• Creación de Plantillas Acreedores y enviar correo a TI para la creación del ID Acreedor de los nuevos Asociados. (Creación nabu)
  1. Creación Plantilla ID Acreedor (Andrés)
• Utilizando la siguiente plantilla completamos la información que se señala en el ejemplo, utilizando como base el formulario de solicitud de ingreso del Asociado.

 

• Como último paso, enviamos esta información a DM como se muestra en el correo adjunto. Tiempo de respuesta: aproximadamente 12 horas

 

 

• Una vez solicitados los dos ID, debemos espera máximo 24 horas para que nos llegue el correo con los números correspondientes, una vez que se cuente con estos datos, nos vamos al SIAG – mantenimiento- Datos del Asociado, con F9 buscamos los números asignados y damos guardar. Tiempo estimado: 3 minutos

 

• Solicitar por medio de sesuite el Empadronamiento de Cuentas para los nuevos Asociados
• Ingresar datos en SIAG de los nuevos Asociados Trabajadores
• Enviar cartas de aprobación, por medio de correo electrónico para todos los Asociados que les fue aprobado los movimientos de Capital. (Dani lo puede hacer apenas doy cierre a los trámites)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Ingresar a SIAG- “Tramites Movimientos de Asociados” para descargar de cada movimiento la siguiente documentación:

Tiempo estimado: 3 horas

 

• Formulario Solicitud de Ingreso
• Traspaso
• Estudio, carta de aceptación de deuda, comprobantes de cancelación
• Designación de Beneficiario
• Formulario de Empadronamiento de cuentas, constancia bancaria, copia de cédulas

 

• Etiquetarlo y almacenarlo en la bóveda.

 

 

1. Correo Movimiento de Capital

Tiempo estimado: 3 minutos

 

 

 

1. Correo a Coopeamistad y Asociaciones Solidaristas. Para la Coopeamistad se les comparte el cuadro de los movimientos aprobados de los Productores y Trabajadores, en el caso de Coopeamistad únicamente lo relacionado a Trabajadores.

Tiempo estimado: 3 minutos en cada área

 

 

 

 

1. Correo a Todo en Uno

Tiempo estimado: 3 minutos

 

 

1. En SIAG se debe ingresar los datos de los nuevos Asociados, se hace la creación de las fincas o se realiza el cambio de nombre en la entrega. Utilizar los siguientes sitios:

Paso 1.

Creación de nuevo Asociado:

Tiempo estimado: 8 minutos para cada Asociado

 

 

Tomando en cuenta el formulario de solicitud de ingreso, se completa la siguiente pantalla, en el caso de los ID Deudor y Acreedor, el dato se ingresa más adelante.

 

 

Información Fiscal: En este espacio, debemos fijarnos si el Asociado solicitó que se le genere la Factura por Compra de Leche, si es afirmativo, por favor marcar los siguientes espacios:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Paso 2.

 

2.1 Cuando se presenta un traspaso de entrega, los cambios se realizan en este sitio:

Tiempo estimado: 8 minutos por Asociado

 

 

 

 

 

 

 

• Creación de Fincas

Presionamos F7 y F8, presionamos el último registro, aceptar y nos devolvemos un espacio.

 

 

 

Una vez que tengamos el número de finca, se debe completar en “Datos Finca”, únicamente lo señalado en amarillo.

 

 

1. Correo Renuncias y Nuevas entregas:

En este correo se debe comunicar la información de los Asociados cuando se presentan los siguientes casos:

Tiempo estimado: 5 minutos

 

1.Ingreso de nuevos Asociados y solicitan continuar con el mismo número de entrega que reciben:

 

 

1. Asociado que se le debe inactivar la Entrega:

 

 

1. Asociado y entrega que debe inactivarse:

 

 

 

 

 

 

1. Respaldo Movimientos de Capital Traspasos:

Tiempo estimado: 10 minutos y aproximadamente 24 horas tarda Requisición de Pago en responder el correo.

 

Se debe compartir al área de Requisición de Pago todos los traspasos, cartas de solicitud de ingreso de beneficiarios, como también el PDF del Resumen del Cuadro.

 

 

1. Respaldo de Deudas

Tiempo estimado: 10 minutos

Se debe compartir al área “A Servicios Financieros” las cartas de aceptación de deuda, estudios y comprobantes de pagos, como también el PDF del Cuadro.

 

1. Creación de Plantillas

Tiempo estimado: 15 minutos en cada plantilla

 

 

1. Empadronamiento de cuentas

Tiempo estimado: 15 minutos

Una vez que recibamos el comunicado de parte de Requisición de Pago que los Movimientos de Capital ya están aplicados, procedemos con el envío de los Empadronamientos de cuentas. En este caso lo hacemos por medio de una Autogestión.

Este proceso es nada más para los nuevos Asociados Productores, en la solicitud se debe incluir en la descripción el nombre del Asociado y el número de entrega

Adjuntar:

• Formulario de Empadronamiento de cuentas
• Constancia Bancaria
• Copia de Cédulas

 

 

 

 

 

1. Ingresar los datos del los Nuevos Asociados Trabajadores:

Tiempo estimado: 5 minutos por Asociado

Este paso se hace una vez que el área de Requisición al Pago nos comunique que los movimientos de capital ya se encuentran aplicados. Para esto, vamos a utilizar como base, la información que se nos presenta en el formulario de Solicitud de Ingreso, y en SIAG ingresamos al siguiente sitio.

 

 

 

 

 

 

1. Ingreso de Designación de Beneficiarios

Tiempo estimado: 5 minutos por Asociado

 

 

 

1. Enviar Cartas

Las cartas deben ser enviadas para todos los Asociados que recibieran la aprobación de los Movimientos de Capital, Excepciones y Permisos de Suspensión esta gestión ya se encuentra automatizada y se realiza por medio del SIAG- Procesos.

1. Creación de usuarios APP ASOCIADOS e inactivacios.