Proceso de Post Sesión

La post sesión esta compuesta por diversas etapas: descarga de archivos, generación de plantillas, cargado de datos y automatizaciones, para lo cual es necesario respetar el orden que conlleva el proceso como tal.

Este proceso conlleva los siguientes pasos y aplica una vez que la Oficina de Atención al Asociado a recibido el comunicado de parte del Consejo de Administración de los movimientos aprobados:

Pasos para post sesión

Descargar en SIAG "Trámites Movimientos de Asociados" la documentación de los Asociados requerido para este proceso.
Correo Movimiento de Capital
Correo de Asociación
Correo de Nuevas Entregas y Renuncias
Verificar los datos de nuevos asociados productores y trabajadores
Correo de respaldo de traspaso
Correo respaldo de deudas
Creación de Plantillas Clientes
Creación de Plantillas Acreedores
Empadronamientos de Cuentas Bancarias
Envío de cartas
Ingreso de beneficiarios en sistema
Solicitar la creación y eliminación de usuarios.

Preparación de documentos

Hacer una carpeta para los documentos de la sesión y descargar documentos desde SIAG, //actualmente se descargan de manera manual uno a uno// para lo cual se desarrolló la opción de hacer una descarga masiva, para lo cual se debe contar con: acceso a SIAG en su nueva versión, así como acceso a la carpeta en Azure: https://asociadossesionconsejo.blob.core.windows.net/documentos para esto se puede pedir apoyo a Walter Hernandez o Roberto Bejarano Tames en la cual los documentos se descargaran masivamente y por categorías, según cada sesión.

Una vez aprobados los trámites se procede de manera ordenada según se describe a continuación:

2. Desde SIAG, se descarga el reporte (SIAG>CAPITAL>PROCESOS>RERPORTE TRAMITES PARA SESIÓN) y se debe separar los reportes en mov. productores y mov. trabajadores, el reporte completo se ve así:

1. Proceso:
  
  Se ingresa el número de sesión y se da en consultar, acá se podrá visualziar el detalle de los casos que fueron revisados en la sesión
  
  Se da clic en Reporte para Sesión
  
  Saldrá esta ventana emergente, se debe dar clic en "Reporte para sesión"
  Nota: La cantidad de asociados prod/trab activos se modifica según los movimientos que se estren presentando en esta sesión, antes de generar el reporte oficial para enviar el cuadro a Ileana.
  
  Se generará un reporte como el adjunto el cual contiene varias páginas con: Resumen, Trámites de productores, Trámites de colaboradores, Otros trámites y Permiso de suspensión

3. Descargar en SIAG>Descarga adjuntos sesión Tramites Movimientos de Asociados la documentación de los Asociados requerida para este proceso.

Se coloca el número de sesión, de da clic en descargar y se creará una carpeta dentro de Microsoft Azure con el detalle de Traspasos, Empadronamientos, Designaciones y Estudios de Deuda, lo cual corresponde a la documentación que deberá enviarse para el debido proceso.

Esta información debe venir siempre con el nombre correcto, caso contrario se debe hacer la observación a los agentes.

Envío de correos

Hay varios correos por enviar, los cuales en orden van de la siguiente manera:

Descargar en SIAG>Descarga adjuntos sesión Tramites Movimientos de Asociados la documentación de los Asociados requerida para este proceso.
Se coloca el número de sesión, se da clic en descargar y se creará una carpeta dentro de Microsoft Azure con el detalle de Traspasos, Empadronamientos, Designaciones y Estudios de Deuda, lo cual corresponde a la documentación que deberá enviarse para el debido proceso.

Esta información debe venir siempre con el nombre correcto, caso contrario se debe hacer la observación a los agentes.
Reporte de Movimientos de Capital - Sesión XXXX: Enviar correo a contactos varios con el reporte de movimientos de capital en pdf de todos los trámites o gestiones aprobadas
Para: carroyo@dospinos.com; epineda@dospinos.com; esmora@dospinos.com; gifernandez@dospinos.com; jsolis@dospinos.com; kcastro@dospinos.com; RecoleccionCoyol@dospinos.com; lmonge@dospinos.com; mledezma@dospinos.com; minormi@dospinos.com; ndelgado@dospinos.com; nlara@dospinos.com; ramurillo@dospinos.com; rosegura@dospinos.com; faramirez@dospinos.com; mjuliao@dospinos.com; Jorge jorvarela@dospinos.com; rsales@dospinos.com; erimora@dospinos.com; gusarce@dospinos.com; ybenavides@dospinos.com; sbolanos@dospinos.com; dchavez@dospinos.com; jurojasv@dospinos.com; serviciosfinancieros@dospinos.com; micmartinez@dospinos.com; auditoriacontinua@dospinos.com; evmunoz@dospinos.com; yrojas@dospinos.com; hsaborio@dospinos.com; rchinchillam@dospinos.com; jopineda@dospinos.com; vmedina@dospinos.com; maloaiza@dospinos.com; gestionasociados@dospinos.com;cearias@dospinos.com
Cc: equipoatencionasociados@dospinos.com
Reporte de Movimientos de Capital aprobados - Sesión XXXX: Preparar y enviar correo a las Asociaciones los movimientos de los trabajadores aprobados en la sesión a los correos de la asociación.
1. Se envía a:
Nuevas Entregas y Renuncias - Sesión XXXX: Antes de enviar este correo hay que preguntar a las Rubí si ya hicieron corte de planilla (usualmente lo hacen tipo 12/1 pm), solo se puede enviar hasta que ya se generó el corte
1. Se envía a:Cesar Alberto Arroyo Gutierrez <carroyo@dospinos.com>; Victor Steven Medina Quiros <vmedina@dospinos.com>; Jania Vanessa Rojas Gonzalez <yrojas@dospinos.com>; Jonnathan Chaves Marin <jonchaves@dospinos.com>; Jose Danilo Solis Nuñez <jsolis@dospinos.com>; Juan Carlos Arce Alvarado <jcarce@dospinos.com>; Luis Gerardo Monge Gonzalez <LMONGE@dospinos.com>; Mario Alberto Ledezma Villalta <mledezma@dospinos.com>; Maynor Miranda Montero <minormi@dospinos.com>; Olman Gonzalez Camacho <ogonzalez@dospinos.com>; Cesar Ricardo Arias Hernandez <cearias@dospinos.com>; Randall Jose Sales Mejia <rsales@dospinos.com>; Randall Murillo Solano <ramurillo@dospinos.com>; Elena Pineda Ledezma <epineda@dospinos.com>; Diana Carolina Rubi Rojas <drubi@dospinos.com>; Katia Giselle Romero Hernandez <kromero@dospinos.com>; Cindy Sibaja Vargas <cisibaja@dospinos.com>; Esteban Mora Chaves <esmora@dospinos.com>; Estefania Blanco Espinoza <esblanco@dospinos.com>; Diddier Chaves Bolaños <dchavez@dospinos.com>; Shaylen Perez Ramirez <sperezr@dospinos.com>; Juan Alberto Rojas Vindas <jurojasv@dospinos.com>; A Servicios Financieros Asociados <serviciosfinancieros@dospinos.com>; A los Jefe Almac. Agroveterinarios <AlmacenesAgroveterinarios@dospinos.com>; A los Subjefes Almac. Agroveterinarios <AlosSubjefesAlmacAgroveterinarios@dospinos.com>; Heymer Carlos Saborio Rodriguez <hsaborio@dospinos.com>; Jania Vanessa Rojas Gonzalez <yrojas@dospinos.com>; Julio Cesar Artavia Araya <juartavia@dospinos.com>; Priscila Maria Saborio Jimenez <prsaborio@dospinos.com>; Natan Rodolfo Navarro Nuñez <nanavarro@dospinos.com>; Laura Marcela Cordero Camacho <lacordero@dospinos.com>; Maria Elena Loaiza Solano <maloaiza@dospinos.com>; Recoleccion Coyol <RecoleccionCoyol@dospinos.com>; Fred Galagarza Dinarte <ti_fgalagarza@dospinos.com>
  
  Ahí se preparan y enviar correo Nuevas Entregas y Renuncias
2. General> Consultas> Datos de la finca para tomar captura de la UP antes de cerrar trámite para fincas que se van a inactivas (ya sea por ingreso familiar, beneficiario, traslado a asociado activo o renuncia)
3. Cierro los tramites en capital> cierre de trámites (solamente se cierran los de la sesión)
4. General> Consultas> Datos de la finca para tomar captura de la Up donde se refleja los nuevos dueños de la finca
5. Sobre este Elena Pineda responderá con los ID DEUDORES los cuales se deben ingresar en Mantenimiento>Datos de Productor> SAP DEUDOR
6. Cuando son inactivación de UP, el cambio se hace manualmente desde Mantenimiento> Datos de la finca
Una vez que se cerraron todos los trámites, el sistema automáticamente crea a los nuevos ingresos, estos se debe verificar la fecha de ingreso para que corresponda con la fecha de sesión (el sistema jala en ocasiones la info de creación de formulario de nuevo ingreso) se debe verificar que concuerde y revisar el resto de la información.
Verificar los datos de nuevos asociados productores y trabajadores. Al sistema generar los casos automáticamente, es importante validar la correcta creación de los usuarios.

Lo que corresponde al AV del asociado, este se ve reflejado hasta que el equipo de Requisición al pago aplique los movimientos de capital, por lo que para la creación de tickets, se debe basar en el Formulario de Nuevo Asociado para garantizar colocar el correcto.
Respaldo Movimiento de Capital Traspasos - Sesión XXXX: Preparar y enviar correo sobre Respaldo de los Traspasos aprobados en la sesión (reporte completo prod+trab) + todos los traspasos hechos en la sesión, así como cartas de ingreso (en caso de beneficiarios). Se envía a Auditoría Continua <auditoriacontinua@dospinos.com>; Gustavo Emilio Arce Jimenez <gusarce@dospinos.com>; Gestión Asociados <gestionasociados@dospinos.com>

Una vez aplicado el movimiento de capital las Rubí nos confirman de regreso, sin embargo, si se descarga la lista de asociados, hasta que se cierre la planilla ellas envían un correo para que queden inactivos porque al salir martes, siempre les toca el pago de media semana (sábado-domingo-lunes-martes) ya que hasta que corran ese proceso que por lo general lo hacen los miércoles por la mañana de la semana siguiente a la sesión.
Respaldo Deuda Movimiento de Capital - Sesión XXXX: Preparar y enviar correo sobre los Respaldo de Deudas de los Asociados Productores y Trabajadores, incluyendo cartas de aceptación y comprobantes de pago. (unificado en un solo correo). Se envía a
serviciosfinancieros@dospinos.com; nlara@dospinos.com; auditoriacontinua@dospinos.com; esblanco@dospinos.com; gestionasociados@dospinos.com
Creación acreedores nabu - Sesión XXXX: Se debe enviar el excel para la creación de Plantillas Clientes, lo que crea el ID acreedor.
Se envía a: RPACSCDMC <rpacscdmc@dospinos.com> con CC: jbolanosc@dospinos.com; yeugalde@dospinos.com; tchaves@dospinos.com; anhernandezm@dospinos.com
Una vez solicitados los dos ID, debemos espera máximo 24 horas para que nos llegue el correo con los números correspondientes, una vez que se cuente con estos datos, nos vamos al SIAG – mantenimiento- Datos del Asociado, con F9 buscamos los números asignados y damos guardar.

Una vez creados los usuarios por el bot, DM nos dará la información para cambiarlo en Mantenimiento>Datos de Productor> SAP ACREEDOR

Se dele dar clic en Acreedor SAP para abrir el buscador y colocar el número que nos brindan, una vez que el sistema identifica la opción correcta se da clic para seleccionary se guarda.

Tickets en SE SUITE
Creación de ID Deudor:
Este es para la creación del ID de rebajos para los asociados tanto para la persona como para la finca, se toman los datos indicados en el formulario de la solicitud de ingreso.

Para eso se ingresa a SE SUITE> ATENA001> Acá en el nombre se debe colocar como nombre, el tipo de proceso a realizar, ya sea crear, eliminar o modificar asociados o entregas. El sistema automáticamente va a crear un número de caso.
1. Inactivación de asociados: Tutorial
2. Inactivación de finca: Tutorial
3. Creación de asociados y finca: Tutorial
4. Modificación de asociado: Tutorial
5. Modificación de entrega: Tutorial
Empadronamiento de cuentas: Una vez que recibamos el comunicado de parte de Requisición de Pago que los Movimientos de Capital ya están aplicados y que DM nos avisen que ya se crearon los usuarios ID ACREEDOR, procedemos con el envío de los Empadronamientos de cuentas. En este caso lo hacemos por medio de una Autogestión.

Este proceso es nada más para los nuevos Asociados Productores, en la solicitud se debe incluir en la descripción el nombre del Asociado y el número de entrega

Adjuntar:
- Formulario de Empadronamiento de cuentas
- Constancia Bancaria
- Copia de Cédulas
Puede ver el paso a paso aquí: Tutorial

En caso de hacerse antes del movimiento de capital o bien, de la creación del ID ACREEDOR, el sistema dará error ya que no tiene un ID activo para vincular la cuenta bancaria.
Cartas de aprobación: Enviar cartas de aprobación, por medio de correo electrónico para todos los Asociados que les fue aprobado los movimientos de Capital. (Daniela lo puede hacer apenas se da cierre a los trámites). Se puede ver el paso a paso aquí: Tutorial
Ingresar datos de beneficiarios: Se realiza una vez incluida toda la información, es importante realizarlo en el plazo cercado, ya que al ingresar al app debe aparecer la información actualizada. Paso a paso: Tutorial
Creación de usuarios: Creación de usuarios APP ASOCIADOS e inactivaciones. Tutorial
Asignación a grupo Delegados: Ingresar el dato de grupo al que pertenecen de delegados e informarle a los nuevos asociados sobre sus representantes. Tutorial