BORRADOR Almacenes AV (Consulta de productos y gestión de solicitudes)

Brindar una guía práctica sobre los procesos de consulta de productos, manejo de llamadas, casos REA, autorizaciones y gestiones financieras relacionadas con los Almacenes Agroveterinarios (AV).

Consulta de productos y precios.

Los colaboradores pueden brindar información de precios e inventarios a los asociados consultando directamente en SAP.

Los ID SAP de los asociados comienzan con el número 4.
Estos asociados cuentan con exoneración de impuestos, quedando el IVA en un 1%.
Si no se encuentra el ID SAP de un asociado, se puede verificar en la lista completa de asociados o consultarlo con Mari o Niko.

Apoyo en consultas: También se puede utilizar el chat de Teams “Central telefónica – Asociados” para solicitar apoyo en tiempo real.

Central telefónica AV

El equipo esta conformado por Indira, Rosaura y Andrea Carolina (del equipo de Pablo) gestiona las llamadas de los AV.

Flujo de atención de llamadas:

La llamada ingresa a la central.
Si las líneas están ocupadas → pasa al AV.
Si el AV no contesta → pasa a nuestro equipo.

Casos REA (Régimen Especial Agropecuario)

Los asociados que operan a nombre de una sociedad pueden acogerse al Régimen Especial Agropecuario (REA), según el artículo 14 del Reglamento correspondiente.

Requisitos principales

El asociado debe tener representación dentro de la sociedad, en cualquier puesto excepto Fiscal.
Debe presentar en el AV los siguientes documentos:

Certificación de personería jurídica.
Copia de cédula de identidad.
Certificación de la cuenta bancaria para pagos.
Registro Único Tributario (RUT).
Actividad económica: 12302 - Producción de leche cruda y otros productos lácteos sin procesamiento incluidos en canasta básica.

Formas de inscripción

En el AV:
- El asociado presenta los documentos.
- El encargado financiero envía la solicitud a Impuestos (Jorge Varela y Mainor Vega).
- Luego se actualiza en Datos Maestros.
Mediante la App de Asociados:
- Ingresar a la opción “Formularios REA”.
- Cargar los documentos requeridos.
- Impuestos aprueba y tramita el cambio con Datos Maestros.

Importante: Hasta que el cambio quede aplicado en sistema, la Cooperativa seguirá girando el pago durante el mes, aunque deje de emitir facturas de compra a nombre personal.
El seguimiento puede hacerse con: La persona del AV que gestionó el trámite, o TEU, en caso de haberlo hecho por la app. Si no aparece actualizado, se debe consultar con Mainor Vega o Jorge Varela.

Autorizados para compras

Los asociados pueden autorizar a otras personas para realizar compras en su nombre en los AV. Deben presentarse personalmente con:

Copia de la cédula del autorizado.
Contacto y vínculo con el asociado (ejemplo: “Juan Pérez Pérez, cédula 123456789, contacto 8888-8888, vaquero”).
Firma del formulario de autorización por parte del asociado (obligatoria).

Código 6000

Solicitud de compras relacionadas con la finca.

El asociado presenta una proforma (por ejemplo, de la EPA).
El AV envía la solicitud al área Financiera para aprobación.
Si se aprueba, Financiero paga directamente al proveedor (no se entrega dinero al asociado).

Pedidos (App AV)

El agente encargado del backend de la app debe verificar que las solicitudes se cierran, contactando a los compañeros en los AV para actualizar el estado de cada orden en: Backend App > Órdenes.

Facturas de compra y reenvíos

Las facturas electrónicas de los Almacenes AV se generan automáticamente.

Si un asociado requiere reenvío, contactar a:

Nikole Alkiezar (envíos individuales) o
María Sofía Ramírez (Centro de Contactos – envíos masivos).

Datos necesarios para el reenvío:

Asunto: REENVÍO DE FACTURAS ELECTRÓNICAS – ASOCIADO [NOMBRE]
Nombre del asociado
Cédula (indicar si está en REA)
Fecha y monto de las facturas
Medio de envío (automático o manual: WhatsApp, correo o app)

Es importante conseguir el mayor detalle, se debe indicar el detalle puntual a buscar para simplificar la tarea de la compañera.

Compras no autorizadas

Si un asociado indica que no reconoce una factura, se debe recopilar: (Número de factura, AV donde se realizó, Fecha y monto)

Con esa información, el AV correspondiente revisará el caso y, si procede, aplicará una Nota de Crédito (NC) para corregir el registro.