Recepción y envío de expedientes para revisión

El cumplimiento de estas responsabilidades es fundamental para mantener la eficiencia y la calidad de nuestros procesos. Se realizan auditorías constantes del archivo el cual debe mantenerse acomodado en orden alfabético y actualizado acorde a las sesiones del Consejo de Administración las cuales tienen lugar cada 15 días aproximadamente.

Importante: Los documentos de Asociados no son simples papeles, por lo contrario, son activos que consignan información valiosa y representan la memoria de toda gestión que realizan nuestros Asociados, por eso es importante tener un orden y una custodia tanto física como digital.

Es importante verificar que los datos a guardar sean correctos y completos, asegurando que cada documento se archive en el expediente correspondiente.

Control de Documentos: Tendrá control completo de lo que hay en el archivo, evitando fallas en los procesos debido a:

• • Documentos no guardados en el expediente correcto.
  • Hojas sueltas no troqueladas y no guardadas con las prensas del expediente.
  • Expedientes de asociados productores guardados en trabajadores y viceversa.
  • Designaciones de beneficiarios no archivadas en el orden alfabético solicitado.
  • Documentos de sesiones viejas archivados en orden incorrecto.
  • Una vez en oficina, deben:
    • Sacar copias correspondientes y armar los file para los nuevos Asociados. Todos deben llevar el orden según la lista de requisitos.
    • Identificar el nombre del Asociado. Se utilizará el mismo patrón para la rotulación de la carpeta.
      
      
      
      

A manera de flujo se detalla:

Sobre los entregables por parte de los agentes:

• Cada agente es responsable de acatar las instrucciones del archivo, el mismo debe velar por la obtención de la totalidad de requisitos originales según cada tipo de trámite, dichos documentos deben tenerse a más tardar 15 días posteriores a la fecha de presentación de dicho trámite ante el Consejo de Administración.
• Los documentos recibidos se complementan con la creación del expediente, para los cuales deben consultar las guías mencionadas en este documento.

• • Inclusión de documentos: Utilizando la guía de orden de documentos originales y copias, la cual se ubica en el SharePoint y al final de este archivo en el anexo 1.
• Debe crear copias de los documentos respectivos según cada tipo de trámite para adjuntar en el expediente de la segunda parte (En caso de traspasos y designaciones de beneficiarios)
• Entregar empadronamientos, constancias y actualizaciones engrapados, con el nombre del asociado visible, e incluirlo en el folder llamado “Para archivar” una vez recibido el documento físico.
• Se debe escanear y enviar las designaciones de beneficiarios por correo a Nia y Mari el mismo día que son recibidas para actualización en SIAG y carga en Laserfiche.​
• Entregar el documento y/o expediente original y la copia indicando si es Productor o Trabajador, con los documento engrapados y perforados a la persona encargada del archivo.

Proceso de rotulación:

1. La rotulación de nuevos expedientes debe realizarse indicando Apellido Apellido La rotulación de nuevos expedientes debe realizarse indicando Apellido Apellido Nombre y Tipo de asociado. Ejemplo: Chaves Rojas Carlos Manuel Asociado Productor. No se aceptará si está escrito con lápiz de grafito o con información faltante.
2. Al finalizar el periodo, se entregarán los archiveros con documentación pendiente de acomodar, documentos de sesiones previas sin completarse, documentos sueltos sin archivarse, expedientes viejos fuera del archivero o sobre los escritorios que ya no se utilicen, archivos físicos traídos del archivo general fuera del mismo.
3. Rotulación: Utilizando la plantilla creada para dicho fin, los nombres deben ir impresos, incluyendo nombre y tipo de asociado. Estos los imprimirá el encargado del archivo cada sesión, garantizandose de recibir el 100% de casos presentados.
   • Etiquetado correcto de expedientes nuevos. El machote de etiquetas se encuentra también disponible en el sharepoint> Archivo físico y digital: PLANTILLA

Anexo 1. Detalle de orden de documentos

 

Sobre el requerimiento de entrega a Mari de la tula:

• Cada agente debe entregar completos los files de cada sesión y colocarlos en el archivo “Para enviar a Mari” así como colocar cualquier documento vario en el arturito de “Para archivar”
• En caso de que existan expedientes en proceso de revisión para el cierre, el encargado del archivo deberá esperarse para enviar la totalidad de documentos en la tula y una vez estén todos, se enviarán a Mari, se reciben y se archiva.

1. En el Registro “Control de Expedientes” deben registrar los expedientes o documentos que los agentes le entreguen.
2. Enviar a Mary por medio de la Tula, los expedientes completos de cada sesión para su debida revisión.
3. En el caso de las designaciones entregadas por los agentes, estas deben anotarse como recibidas en el registro “Control de designaciones” y verificar que hayan sido incluidas en sistema.
4. Al final del mes, enviar a Maritza y a Estefanía un reporte sobre:

• • Los expedientes que ingresaron
  • Expedientes pendientes según la sesión que corresponda
  • Expedientes retirados del archivo (Asociados renunciantes)
  • Designaciones retiradas del archivo (Asociados renunciantes)

Proceso envío en tula

• Cada 15 días se deberá enviar la documentación a Maritza para revisión. NO deben enviarse sesiones incompletas.

• En el excel de Control de Archivo deberá detallarse lo enviado, recibido y pendiente.
• Es responsabilidad del agente brindar la documentación de cada caso, pero es responsabilidad del encargado del archivo dar el seguimiento de que la tula vaya con las sesiones completas, verificando y revisando semanalmente los documentos por enviar.
• Se debe llevar el control contra el reporte de movimientos de sesión.

Actualizado: 23/02/2026