Archivos de asociados inactivos

El cumplimiento de estas responsabilidades es fundamental para mantener la eficiencia y la calidad de nuestros procesos. 

Se realizan auditorías constantes del archivo el cual debe mantenerse acomodado en orden alfabético y actualizado acorde a las sesiones del Consejo de Administración las cuales tienen lugar cada 15 días aproximadamente.

Los documentos de Asociados no son simples papeles, por lo contrario, son activos que consignan información valiosa y representan la memoria de toda gestión que realizan nuestros Asociados, por eso es importante tener un orden y una custodia tanto física como digital.

Asociados Inactivos:

• Retirar el expediente del asociado renunciante y almacenar en la caja de Asociados Inactivos del año en curso luego de haber sido revisados por Mari en la tula
• TODOS los expedientes deben ser archivados de forma ALFABÉTICA en el orden apellido apellido nombre.
• Para esto se requiere que haya siempre una caja debidamente rotulada para colocarlos.(En caso de no haber se puede solicitar una a los compañeros del CEDI pidiendo una caja para documentos)
• Los expedientes de los Asociados renunciantes tanto Trabajadores como Productores que se presenten en las sesiones deben irse anotando como respaldo en una pestaña nueva con el número de la caja correspondiente en el excel de control de expediente en archivo
• El número de caja corresponde a la caja siguiente del año previo, es decir si la última caja de inactivos del 2025 es la caja #37, la nueva caja deberá llevar como nombre caja #38. En caso de que por la cantidad de inactivos no alcance una sola caja, se arma una nueva y se continua con la rotulación de caja #39.
  
  

Envío o Requerir Documentos del Archivo General  

Siempre que se solicite un expediente o se vaya a llevar alguno al archivo general se debe hacer la solicitud vía SE SUITE, en la actividad: CS01093

Se deberá indicar la fecha en que se enviará o recogerá, fecha de devolución en caso de que aplique y el número de caja (este se busca en el excel de control de expedientes descrito arriba)

• Para enviar cajas al Archivo General se debe hacer una solicitud de envío por medio de la plataforma Sesuite únicamente
• En el caso de que se devuelva el expediente, hacerlo por la misma plataforma

Actualizado: 23/02/2026