Archivo de expedientes

Encargado del Archivo:

1. En el Registro “Control de Expedientes” deben registrar los expedientes o documentos que los agentes le entreguen.
2. Enviar a Mari por medio de la Tula, los expedientes completos de cada sesión para su debida revisión.
3. En el caso de las designaciones entregadas por los agentes, estas deben anotarse como recibidas en el registro “Control de designaciones” y verificar que hayan sido incluidas en sistema.
4. Al final del mes, enviar a Maritza y a Estefanía un reporte sobre:

• • Los expedientes que ingresaron
  • Expedientes pendientes según la sesión que corresponda
  • Expedientes retirados del archivo (Asociados renunciantes)
  • Designaciones retiradas del archivo (Asociados renunciantes)

¿Cómo Archivar?

Físicamente

• Todos los expedientes de los Asociados deben encontrarse en un file y debidamente rotulados antes de archivarlos.
• Mantener un archivo exclusivo para los expedientes de los Asociado Productores y otro para los Asociados Trabajadores.
• Mantener un archivo exclusivo para las designaciones originales y debidamente identificado: Asociados Productores y Asociados Trabajadores.
• TODOS los expedientes deben ser archivados de forma ALFABÉTICA en el orden apellido apellido nombre. Ejemplo: Alfaro Castro Noemy, Alfaro Rojas Carlos, Alfaro Rojas Juan
• Retirar y almacenar en la caja de Asociados Inactivos, los expedientes de los Asociados renunciantes tanto Trabajadores como Productores que se presenten en las sesiones e ir anotando como respaldo en la lista “Designaciones Asociados Inactivos” y “Expedientes Asociados Inactivos” los que se van almacenando en este sitio.

Digitalmente

• Todos los documentos que se reciban en la oficina, el encargado del archivo los escaneará y se subirán al sharepoint> Documentos> Archivo físico y digital> DOCUMENTOS DIGITALES: DOCUMENTOS DIGITALES
• Mantener un archivo exclusivo para los expedientes de los Asociado Productores y otro para los Asociados Trabajadores.
• Mantener un archivo exclusivo para las designaciones originales y debidamente identificado: Asociados Productores y Asociados Trabajadores.
• TODOS los expedientes deben ser archivados de forma ALFABÉTICA en el orden apellido apellido nombre. Ejemplo: Alfaro Castro Noemy, Alfaro Rojas Carlos, Alfaro Rojas Juan
• El cargado de estos documentos, se deberá realizar para el día jueves de cada semana máximo y el viernes Kimberly se encargará de cargarlos al expediente digital en Laserfiche

Estructura de Carpetas

Se deberá crear carpetas para subir la información de la siguiente manera cada que haya un nuevo caso:

Ruta: ASIGNACIONES GRUPALES > ESTRUCTURA DE CARPETAS DIGITALES POR ASOCIADO

Aquí se hará una nueva carpeta colocando de nombre APELLIDO APELLIDO NOMBRE del asociado nuevo.

2.2. Subcarpetas Requeridas

Dentro de la carpeta del Asociado deberá crearle las siguientes subcarpetas:

• Designación
• Expediente completo
• Ingreso
• Traspaso

Referencia: https://dospinosrl-my.sharepoint.com/personal/nalkiezar_dospinos_com/Documents/Blocs%20de%20notas/Manual%20TODO%20en%20UNO%20-%20Linked%20Files/Capacitación%20Equipo%20TEU%20del%2010.02.24.pptx

Actualizado: 23/02/2026